Hoy en día, los correos institucionales son una de las formas preferidas y más extendidas de ponerse en contacto con los socios comerciales o con cualquier otra persona.
El uso de este tipo de correo electrónico te permitirá proyectar tu imagen de marca.
Qué son los correos institucionales
Los correos institucionales son los que van acompañados de tu nombre de dominio. Por ejemplo, si tu empresa se llama ABC y posees el dominio abc.com, tu dirección de correo puede ser tunombre@abc.com.
Los correos institucionales se distinguen de otros tipos de correo electrónico, como Gmail o Yahoo, porque utilizan un nombre de dominio diferente y propio.
Como propietario de una pequeña empresa, crear tu propia dirección de correo institucional es una excelente manera de distinguirse de la competencia.
Los correos institucionales se pueden crear en solo unos minutos, y además hay herramientas para ello.
Si estás empezando con tu negocio, es posible que no hayas pensado mucho en la elección de tu dirección de correo electrónico.
Pero utilizar una dirección de correo electrónico personal para los negocios parece poco profesional, especialmente cuando te comunicas con clientes o socios.
Además, aunque estés empezando por tu cuenta, es muy probable que en el futuro añadas más personas a tu empresa.
Esto podría significar cambiar de nuevo tu dirección de correo electrónico y notificarlo a todos tus contactos, lo que supone una molestia tanto para ti como para ellos.
Si quieres presentarte como un profesional, merece la pena analizar la dirección que utilizas actualmente y ver si es conveniente cambiar.
Cuáles son las ventajas de los correos institucionales
Disponer de un correo institucional es importante para cualquier negocio que quiera triunfar en el mundo digital.
Estas son algunas de las ventajas de los correos institucionales:
1. Estos correos están diseñados para un uso exclusivamente empresarial.
Las direcciones de correo electrónico personales suelen ser más informales. Además, no identifican necesariamente a la persona que las utiliza como empleado o representante de una organización.
2. Te identifica como parte de una entidad mayor y te da credibilidad ante los clientes.
Al tener una dirección de correo electrónico específica para la empresa, demuestras que representas a tu compañía, y no sólo a ti mismo. Esto, puede hacer que los clientes confíen más en hacer negocios contigo.
3. Facilidad de agregar a otros empleados al mismo dominio.
De esta manera, los empleados pueden compartir documentos por correo electrónico. Igualmente, los dota de sus propios correos únicos, pero manteniendo la identidad de marca.
Cómo crear los correos institucionales
Una vez que hayas decidido crear una cuenta de correo institucional, tendrás que seguir unos cuantos pasos para configurarlo todo.
Lo primero, será elegir un dominio para tu marca que esté libre. Puede ser en cualquiera de las diferentes categorías más utilizadas, como .com o .net.
Luego, deberás configurar el servicio de correo institucional en tu cuenta de la empresa registradora del dominio.
En ocasiones, estas empresas permiten configurar uno o más correos institucionales sin costo adicional.
El correo quedará configurado de la siguiente manera: tunombre@tudominio.com.
Donde dice “tunombre”, lo puedes sustituir por cualquier cosa. Por ejemplo, tu nombre y apellido u otra palabra que consideres relevante para referirte a tu empresa, como gerencia, ventas, info o cualquier otra.
Si la empresa registradora del dominio te permite crear más cuentas de correo, puedes crear tantas como departamentos tenga tu negocio.
Incluso, puedes crear cuentas de correo institucional para algunos empleados de confianza.
Para mayor comodidad, puedes importar tu cuenta de correo corporativo o institucional a alguno de los servicios de correo gratuitos como Gmail.
De esta manera, podrás manejar tus correos desde una sola ubicación.
Importa tu correo institucional
Para incorporar tu correo institucional en tu cuenta de Gmail debes hacer lo siguiente:
Accede a tu cuenta de Gmail y haz clic en Configuración.
Luego, selecciona la pestaña de Cuentas y elige “Añadir otra dirección de correo”.
En el cuadro que se abre, escribe tu dirección de correo institucional.
Configura con el mismo usuario y contraseña que tienes en la empresa registradora del dominio. Finalmente, recibirás un correo de verificación de la cuenta.
Ten presente que para realizar esto, debes tener el dominio propio. También, debes haber configurado el correo.
Lo mismo puedes hacer con Outlook y Zoho Mail, entre otras.
Muchas de estas plataformas te permiten incorporar tu correo corporativo con planes muy básicos que son gratuitos. A cambio, te llenan con spam publicitario.
También, tienen planes con diferentes precios de acuerdo al consumo de espacio que generen tus correos.
Revisa bien las condiciones y las tarifas antes de proceder a utilizarlas.
Utilizar un correo corporativo para tu empresa hará que tus correos electrónicos sean mucho más profesionales y te ayudará a crear una identidad de marca de confianza.
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